BBP - Circuit d'informació i comunicació interna

Ambito / Lectura pública

Gestió Interna

Circuit d'informació i comunicació interna

L'objectiu bàsic d'aquesta pràctica és millorar la comunicació interna de l'equip de treball, i conseqüentment augmentar la transparència de la informació interna, minimitzar l'error de les tasques operatives, i cohesionar l'equip.

Aquesta acció permet establir fluxos d'informació amb l'objectiu de garantir la correcta realització de les tasques operatives de l'equip de treball de la biblioteca.

S'emmarca en la voluntat d'aconseguir un canvi de cultura organitzacional i el de contribuir a l'explicitació del coneixement de l'equip humà de la biblioteca.

Àmbit:

Lectura pública

Subàmbit:

Gestió Interna

Data d'inici:

01/11/2006

Data de finalització:

Indefinida

Província:

Barcelona

Municipi:

Granollers

Nombre d'habitants:

59954

Nombre de visites:

1823

Valoració:

Bona pràctica

Més informació

Persona de contacte:

Biblioteca Can Pedrals

Càrrec:

Biblioteca Can Pedrals

Ens:

Biblioteca Can Pedrals

Lloc web:

www.granollers.org/Databases/Spoc/WebMpal.nsf/SERVEISADM/C12569B2002CFA55C1256977003B3A1E

Adreça electrònica:

b.granollers.cp@diba.cat

Telèfon / Fax:

93 879 30 91

Adreça:

Carrer Espí i Grau, 2 08401 Granollers

Descripció de la pràctica

Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa

El novembre de 2006 es produeix la incorporació d'una nova direcció a la biblioteca. Aquesta detecta com a punt dèbil la manca de circuits formals de comunicació entre l'equip de treball. S'exposa a l'equip la proposta i les millores que es pretenen assolir amb la implentació de l'acció. Finalment es defineixen les eines que s'utilitzaran i s'identifiquen els processos.

Objectius de la pràctica

General:

• Augmentar la transparència de la informació interna

• Minimitzar l'error de les tasques operatives

• Millorar la qualitat global del servei finalista

• Dotar de confortabilitat i seguretat individual i grupal

• Millorar el clima i establir una cultura pròpia

• Cohesionar l'equip

Diagnosi prèvia a la pràctica

Ens que ha realitzat la diagnosi	Tipus de diagnosi	Participació d'actors	Tipus d'ens
Biblioteca Can Pedrals	Interna	Participativa	Administració local
Descripció	La direcció realitza una anàlisi de la situació prèvia i detecta: - Absència de canals formals per a la transmissió d'informació. - Domini dels canals informals. - Desequilibris i disfuncions en la recepció de la informació. - Falta de sistematització operativa en els processos que redueix l'agilitat i condueix a un nivell d'eficiència baix. - Responsabilitats dels membres de l'equip diluïdes.

Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)

Equip de treball de la Biblioteca Can Pedrals

Vinculació amb altres programes o actuacions

L'acció s'emmarca en l'estratègia d'aconseguir a mig termini evolucionar vers un canvi de cultura organitzacional. L'acció és una part del pla d'acció de la biblioteca.

Implementació

Fases i principals línies d'actuació

- Crear una agenda virtual compartida (primera fase amb Google, segona fase amb Lotus).
- Elaborar llistes de distribució general i segmentades per àrees de responsabilitat en tots els PC de treball. Canal de distribució de la informació horitzontal i vertical.
- Accedir a les aplicacions via web per part de tot l'equip (primera fase correu electrònic, Intranet municipal; segona fase Lotus).
- Compartir el coneixement de l'organització de forma estructurada i accessible: repositori del coneixement de l'organització a través del servidor.
- Fer accions paral·leles vinculades: creació de grups de treball, creació de responsables d'àrea i programes associats i orientació de les reunions.

Actors que hi han intervingut

Nom	Tipus	Fase en la qual intervé	Tipus d'intervenció
Equip de col·laboradors de la Biblioteca	Administració local	Més d'una fase	Participant
Descripció de l'actuació en la pràctica: En tot moment s'ha cercat la complicitat de l'equip a partir de destacar-ne els avantatges. L'equip de treball ha intervingut bàsicament en la implementació de les eines.
Sistemes d'informació de l'Ajuntament	Administració local	Implementació	Col·laborador
Descripció de l'actuació en la pràctica: Reunions amb el cap de l'Àrea de Sistemes d'informació a fi de poder obtenir per tot l'equip accés via web a la Intranet i al correu electrònic.
Àrea de Cultura i Educació de l'Ajuntament	Administració local	Avaluació	Col·laborador
Descripció de l'actuació en la pràctica: Es compta amb el suport de l'Àrea de Cultura i Educació que veu la intervenció com una oportunitat de millora important.

Recursos econòmics

Total euros per període

0 €

Característiques generals del finançament (períodes, tipus...):

Sense cost addicional.
Inversió de temps per a reunions i seguiment.
Inversió de temps per a la implementació (mínim).
Utilització d'eines de programari lliure i explotació de les ja existents.

Recursos humans

La direcció pel que fa a la fase de disseny i dues persones de l'equip de la biblioteca pel que fa a la implementació.

Altres recursos

- Ordinadors.
- Programari Google, Lotus i Microsoft Outlook.

Resultats

Descripció dels productes assolits

- Reducció de la dispersió informativa.
- Millora del nivell de coneixement de la informació necessària per a la realització de les tasques operatives internes i finals de servei a l'usuari/ària.
- Reducció de l'estrés laboral.
- Reducció de rumors i especulació.

Difusió de la pràctica

Aquesta acció es va donar a conéixer a l'espai de treball comarcal.

Avaluació

Tipus

Interna

Ens

Biblioteca Can Pedrals

Principals conclusions

Observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials

- Reducció de la dispersió informativa.
- Millora del nivell de coneixement de la informació necessària per a la realització de les tasques operatives internes i finals de servei a l'usuari.
- Reducció de l'estrés laboral.
- Reducció de rumors i especulació.

Punts forts de la pràctica

- Visualització de totes les accions que es porten a terme a la Biblioteca en un sistema de planificació continuada, amb una actualització permanent.
- Coneixement de la globalitat de l'organització.
- Immediatesa en la distribució i coneixement a l'uníson.
- Reducció de la dispersió informativa amb la homogeneïtzació de la transmissió.
- Reducció de la deformació de la informació interna.
- Reducció de l'estrès, i alhora augment de la confortabilitat i seguretat individual.
- Millora del servei final a l'usuari/ària.

Punts dèbils de la pràctica

- Dificultats per interiortizar les noves formes de treball i assumpció de les noves eines i espais.
- Manca d'hàbit per treballar sistemàticament.
- Manca d'una cultura organitzacional.
- Resistència al canvi.

Més informació

Persona de contacte:

Biblioteca Can Pedrals

Càrrec:

Biblioteca Can Pedrals

Ens:

Biblioteca Can Pedrals

Adreça electrònica:

b.granollers.cp@diba.cat

Telèfon / Fax:

93 879 30 91

Adreça: