Àmbit /
Lectura pública
Lectura pública
Gestió Interna
Guardar 
Compartir
Circuit d'informació i comunicació interna
L'objectiu bàsic d'aquesta pràctica és millorar la comunicació interna de l'equip de treball, i conseqüentment augmentar la transparència de la informació interna, minimitzar l'error de les tasques operatives, i cohesionar l'equip.
Aquesta acció permet establir fluxos d'informació amb l'objectiu de garantir la correcta realització de les tasques operatives de l'equip de treball de la biblioteca.
S'emmarca en la voluntat d'aconseguir un canvi de cultura organitzacional i el de contribuir a l'explicitació del coneixement de l'equip humà de la biblioteca.
Aquesta acció permet establir fluxos d'informació amb l'objectiu de garantir la correcta realització de les tasques operatives de l'equip de treball de la biblioteca.
S'emmarca en la voluntat d'aconseguir un canvi de cultura organitzacional i el de contribuir a l'explicitació del coneixement de l'equip humà de la biblioteca.
Àmbit:
Lectura pública
Subàmbit:
Gestió Interna
Data d'inici:
01/11/2006
Data de finalització:
Indefinida
Província:
Barcelona
Municipi:
Granollers
Nombre d'habitants:
59954
Nombre de visites:
1822
Valoració:
Bona pràctica
Més informació
Persona de contacte:
Biblioteca Can Pedrals
Càrrec:
Biblioteca Can Pedrals
Ens:
Biblioteca Can Pedrals
Lloc web:
Adreça electrònica:
b.granollers.cp@diba.cat
Telèfon / Fax:
93 879 30 91
Adreça:
Carrer Espí i Grau, 2 08401 Granollers
Descripció de la pràctica
Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa
El novembre de 2006 es produeix la incorporació d'una nova direcció a la biblioteca. Aquesta detecta com a punt dèbil la manca de circuits formals de comunicació entre l'equip de treball. S'exposa a l'equip la proposta i les millores que es pretenen assolir amb la implentació de l'acció. Finalment es defineixen les eines que s'utilitzaran i s'identifiquen els processos.
Objectius de la pràctica
General:
- Augmentar la transparència de la informació interna
- Minimitzar l'error de les tasques operatives
- Millorar la qualitat global del servei finalista
- Dotar de confortabilitat i seguretat individual i grupal
- Millorar el clima i establir una cultura pròpia
- Cohesionar l'equip
Diagnosi prèvia a la pràctica
| Ens que ha realitzat la diagnosi | Tipus de diagnosi | Participació d'actors | Tipus d'ens | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Biblioteca Can Pedrals | Interna | Participativa | Administració local | |||
| La direcció realitza una anàlisi de la situació prèvia i detecta:
- Absència de canals formals per a la transmissió d'informació. - Domini dels canals informals. - Desequilibris i disfuncions en la recepció de la informació. - Falta de sistematització operativa en els processos que redueix l'agilitat i condueix a un nivell d'eficiència baix. - Responsabilitats dels membres de l'equip diluïdes. |
||||||
Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)
Equip de treball de la Biblioteca Can Pedrals
Vinculació amb altres programes o actuacions
L'acció s'emmarca en l'estratègia d'aconseguir a mig termini evolucionar vers un canvi de cultura organitzacional. L'acció és una part del pla d'acció de la biblioteca.
Implementació
Fases i principals línies d'actuació
- Crear una agenda virtual compartida (primera fase amb Google, segona fase amb Lotus).
- Elaborar llistes de distribució general i segmentades per àrees de responsabilitat en tots els PC de treball. Canal de distribució de la informació horitzontal i vertical.
- Accedir a les aplicacions via web per part de tot l'equip (primera fase correu electrònic, Intranet municipal; segona fase Lotus).
- Compartir el coneixement de l'organització de forma estructurada i accessible: repositori del coneixement de l'organització a través del servidor.
- Fer accions paral·leles vinculades: creació de grups de treball, creació de responsables d'àrea i programes associats i orientació de les reunions.
- Elaborar llistes de distribució general i segmentades per àrees de responsabilitat en tots els PC de treball. Canal de distribució de la informació horitzontal i vertical.
- Accedir a les aplicacions via web per part de tot l'equip (primera fase correu electrònic, Intranet municipal; segona fase Lotus).
- Compartir el coneixement de l'organització de forma estructurada i accessible: repositori del coneixement de l'organització a través del servidor.
- Fer accions paral·leles vinculades: creació de grups de treball, creació de responsables d'àrea i programes associats i orientació de les reunions.
Actors que hi han intervingut
| Nom | Tipus | Fase en la qual intervé | Tipus d'intervenció | |||
Equip de col·laboradors de la Biblioteca |
Administració local |
Més d'una fase |
Participant |
|||
| Descripció de l'actuació en la práctica::
En tot moment s'ha cercat la complicitat de l'equip a partir de destacar-ne els avantatges. L'equip de treball ha intervingut bàsicament en la implementació de les eines. |
||||||
Sistemes d'informació de l'Ajuntament |
Administració local |
Implementació |
Col·laborador |
|||
| Descripció de l'actuació en la práctica::
Reunions amb el cap de l'Àrea de Sistemes d'informació a fi de poder obtenir per tot l'equip accés via web a la Intranet i al correu electrònic. |
||||||
Àrea de Cultura i Educació de l'Ajuntament |
Administració local |
Avaluació |
Col·laborador |
|||
| Descripció de l'actuació en la práctica::
Es compta amb el suport de l'Àrea de Cultura i Educació que veu la intervenció com una oportunitat de millora important. |
||||||
Recursos econòmics
Total euros per període
0 €
Característiques generals del finançament (períodes, tipus...):
Sense cost addicional.
Inversió de temps per a reunions i seguiment.
Inversió de temps per a la implementació (mínim).
Utilització d'eines de programari lliure i explotació de les ja existents.
Inversió de temps per a reunions i seguiment.
Inversió de temps per a la implementació (mínim).
Utilització d'eines de programari lliure i explotació de les ja existents.
Recursos humans
La direcció pel que fa a la fase de disseny i dues persones de l'equip de la biblioteca pel que fa a la implementació.
Altres recursos
- Ordinadors.
- Programari Google, Lotus i Microsoft Outlook.
- Programari Google, Lotus i Microsoft Outlook.
Resultats
Descripció dels productes assolits
- Reducció de la dispersió informativa.
- Millora del nivell de coneixement de la informació necessària per a la realització de les tasques operatives internes i finals de servei a l'usuari/ària.
- Reducció de l'estrés laboral.
- Reducció de rumors i especulació.
- Millora del nivell de coneixement de la informació necessària per a la realització de les tasques operatives internes i finals de servei a l'usuari/ària.
- Reducció de l'estrés laboral.
- Reducció de rumors i especulació.
Difusió de la pràctica
Aquesta acció es va donar a conéixer a l'espai de treball comarcal.
Avaluació
Tipus
Interna
Ens
Biblioteca Can Pedrals
Principals conclusions
Observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials
- Reducció de la dispersió informativa.
- Millora del nivell de coneixement de la informació necessària per a la realització de les tasques operatives internes i finals de servei a l'usuari.
- Reducció de l'estrés laboral.
- Reducció de rumors i especulació.
- Millora del nivell de coneixement de la informació necessària per a la realització de les tasques operatives internes i finals de servei a l'usuari.
- Reducció de l'estrés laboral.
- Reducció de rumors i especulació.
Punts forts de la pràctica
- Visualització de totes les accions que es porten a terme a la Biblioteca en un sistema de planificació continuada, amb una actualització permanent.
- Coneixement de la globalitat de l'organització.
- Immediatesa en la distribució i coneixement a l'uníson.
- Reducció de la dispersió informativa amb la homogeneïtzació de la transmissió.
- Reducció de la deformació de la informació interna.
- Reducció de l'estrès, i alhora augment de la confortabilitat i seguretat individual.
- Millora del servei final a l'usuari/ària.
- Coneixement de la globalitat de l'organització.
- Immediatesa en la distribució i coneixement a l'uníson.
- Reducció de la dispersió informativa amb la homogeneïtzació de la transmissió.
- Reducció de la deformació de la informació interna.
- Reducció de l'estrès, i alhora augment de la confortabilitat i seguretat individual.
- Millora del servei final a l'usuari/ària.
Punts dèbils de la pràctica
- Dificultats per interiortizar les noves formes de treball i assumpció de les noves eines i espais.
- Manca d'hàbit per treballar sistemàticament.
- Manca d'una cultura organitzacional.
- Resistència al canvi.
- Manca d'hàbit per treballar sistemàticament.
- Manca d'una cultura organitzacional.
- Resistència al canvi.
Aquesta experiència es va publicar al Banc de Bones Pràctiques
de la Fundació Carles Pi i Sunyer i la Diputació de Barcelona al any 2010.
de la Fundació Carles Pi i Sunyer i la Diputació de Barcelona al any 2010.
Proposa una bona pràctica
Animem els ajuntaments de més de 5.000 habitants de Catalunya a proposar una bona pràctica.